Трудови стандарти. Видове и функции
Трудовите стандарти са един от обективно необходимите елементи на управлението на всяка една производствена или непроизводствена система. Те стоят в основата на изграждането и функционирането на конкретната организация на труда на системата и в значителна степен предопределят нейната ефективност.
По своята същност трудовите стандарти представляват съвкупност от правила, изисквания, условия, критерии и показатели, методики, норми и нормативи за организирането и функционирането на труда във всяка една стопанска и нестопанска система. Те са и еталоните, по които се определя, измерва и съпоставя ефективността на труда на системите, подсистемите и отделните изпълнители за определен период.
Трудовите стандарти служат като основа (еталон) при:
– проучването;
– проектирането;
– маркетинга;
– прогнозирането;
– бизнес-планирането на производствено-стопанските процеси и социално-битовите условия в стопанските единици;
– създаването и функционирането на конкретната организация на производството, труда и управлението при оперативното ръководство на системите;
– контрола и отчетността за използването на производствените мощности, суровините, материалите и живия труд;
– определянето на ефективността на производството и труда.
Видове трудови стандарти
Трудовите стандарти могат да се класифицират (групират) по различни признаци. Всяка групировка има в определена степен условен характер. Най-общо класификациите подпомагат по-лесното изучаване и възприемане на цялата съвкупност от стандарти и имат голямо практическо значение, тъй като стоят в основата на всички библиографски, информационни, механизирани и автоматизирани системи за използване на трудовите стандарти.
По-важните класификации на трудовите стандарти, използвани в теорията и практика са:
а) според участието в производствения процес (елементите на производството):
• трудови стандарти, свързани с използването на средствата на труда;
• трудови стандарти, свързани с използването на предметите на труда;
• трудови стандарти, свързани с използването на живия труд;
• трудови стандарти, свързани с резултатите от труда (от съвкупното действие на трите елементи на производството).
б) според периода на приложение:
• еднократни трудови стандарти – тези, които се разработват целево и имат еднократно приложение (за единично производство, за уникални изделия, които не се повтарят);
• временни трудови стандарти – тези, които имат определен, сравнително кратък период на приложение (обикновено до 6 месеца), а по изключение за някои отрасли и дейности с по-дълъг производствен цикъл и до 1 година. Те се установяват с оглед да се експериментират в практически условия, да се изучат възможните проявления и последици от прилагането им, да се натрупа опит и обучат изпълнителите и да се отразят в тях някои проявили се несъответствия;
• постоянни трудови стандарти – тези, които са предназначени за по-дълготрайно приложение. Те могат да имат определен срок на приложение (срочни), но не по-малък от една година, или да бъдат безсрочни, т.е. да важат до тяхното отменяне.
в) според обхвата на приложение трудовите стандарти биват:
• национални (единни), когато са предназначени за приложение във всички предприятия и организации в страната, независимо от тяхната отраслова и териториална принадлежност и форма на собственост;
• отраслови, когато са предназначени за приложение в предприятия и организации от един и същи отрасъл, подотрасъл или дейности;
• ведомствени, когато се прилагат в предприятия и организации, принадлежащи към едно министерство или ведомство, дружества, консорциуми, холдинги и други подобни обединения на предприятия и организации;
• регионални, когато се отнасят и прилагат за предприятия и организации със седалище на територията на една и съща административна единица (област, община и др.);
• местни, когато се прилагат само в едно конкретно предприятие и организация или техни поделения.
Известни са и други по-малко значими и използвани класификации на трудовите стандарти като:
А. според метода на разработка:
– научнообосновани;
– опитно-статистически;
Б. според степента на задължителността:
– задължителни;
– препоръчителни;
В. според честотата на тяхното използване:
-оперативни;
– текущи;
– перспективни и други.
Функции на трудовите стандарти
Основните функции на трудовите стандарти са следните:
• стимулиране на нарастването на ефективността на производството, производителността на труда и печалбата на предприятията чрез създаване на условия за рационално използване на трудовите, материалните и финансовите ресурси;
• създаване и съблюдаване на благоприятни условия на труд, безопасност и охрана на труда в процеса на проектирането, изграждането и функционирането на производствените и непроизводствените предприятия и организации;
• създаване и функциониране на рационална организация на производството, труда и управлението;
• организиране на ефективен контрол и отчетност в процеса на труда;
• измерване на труда, организиране на различните форми и системи на заплащане на труда и формиране на индивидуалните работни заплата;
• подпомагане и обслужване на социалното партньорство.
Длъжностната характеристика
Длъжностната характеристика е основен трудов стандарт на предприятието или организацията, който определя границите и характерните особености на длъжността (работното място), длъжностните (трудовите) задължения на работника или служителя, условията на работа, изискванията за заемане на длъжността и други. Тя е документ на предприятието или организацията, в който се описва всичко необходимо за най-пълното характеризиране на длъжността (работното място) и изискванията към работника или служителя за нейното заемане.
Няма общоприета и регламентирана форма за структурата и съдържанието на длъжностната характеристика. Това:
– от една страна, затруднява до известна степен нейното разработване,
– от друга страна – не ограничава възможността за отразяването в нея на всички необходими характеристики на длъжността в конкретната стопанска единица.
Разработването и използването на длъжностните характеристики е широко разпространена практика при управлението на човешките ресурси във всички развити в индустриално отношение страни. Както предприятието, така и работниците и служителите имат нужда от точно регламентиране на задълженията и изискванията за заемане на всяка длъжност. Длъжностната характеристика може да изпълнява своите функции само, ако е конкретна за всяка стопанска единица и длъжност и ако тя отразява конкретните задължения, изисквания, връзки и т.н. на всяка конкретна длъжност (работно място). Поради това не е възможно да се типизират длъжностни характеристики за едни и същи длъжности дори в една и съща стопанска единица, а още по-малко да се централизира тяхното разработване и да се администрира повсеместното им внедряване.
Длъжностната характеристика трябва да отразява най-пълно, точно и обективно както задълженията, така и изискванията за заемане на всяка конкретна длъжност (работно място) в стопанската единица . Всичко, което може да се препоръча относно съдържанието на длъжностната характеристика, трябва да способства за нейната пълнота и конкретизация.
Това, което може да се препоръча относно структурата и съдържанието на длъжностната характеристика е тя да отразява:
Описание на длъжността:
• обозначаване на длъжността – наименование на длъжността и код по Националната класификация на професиите и дейностите, структурно звено на стопанската единица, в което тя се намира;
• основни трудови задачи и функции за длъжността – тук подробно се описват длъжностните задължения – какво се върши, какво се разработва ( изработва ) самостоятелно, в какво участва съвместно с други при разработването ( изработването ), какво ръководи, какво контролира и т. н. , шифър по Националната класификация на професиите, категория ;
• подчиненост, връзки, взаимодействие – на кого е подчинена длъжността, с кои други длъжности в предприятието си взаимодейства, с кои други организации осъществява връзка, как се получават и отчитат задачите и други;
• отговорностите на длъжността – материални и финансови, по безопасността на труда, по опазване здравето и работоспособността на другите , по опазване на имуществото и активите на предприятието, по опазване на фирмената тайна и поверителната информация, за резултатите от труда и други;
• условия на труд и бит, специфични за длъжността – производствен риск, температура, шум, вибрации, режим на работа, битови правилници и други;
• основни нормативни документи, които ползва в работата лицето заемащо длъжността – тук се посочват основните закони, разпоредби, и вътрешни нормативни актове, които лицето трябва да познава за правилното изпълнение на задачите и функциите на длъжността.
Изисквания към изпълнителя
• образование;
• квалификация;
• трудов опит: минимален стаж по специалността, компютърна грамотност, езикова подготовка, машинопис, стенография, правоспособност, завършени специализации и други. Тук спадат и изискуемите и личностни качества, като възраст, пол, местоживеене, зрение, слух, сръчност, външен вид, интереси, интелигентност, емоционалност, мотивираност и други;
• изисквания към поведението на персонала – комуникативни способности, точност, лоялност, честност, самоконтрол и други качества, които са от значение за изпълнение на съответната длъжност.
Длъжностната характеристика трябва да бъде добре оформена, четливо написана и утвърдена от работодателя (ръководителя на стопанската единица). Утвърждаването може да стане с подпис на работодателя в десния горен ъгъл на началната страница или с отделна заповед. В последния случай накрая на длъжностната характеристика трябва да се запише номерът на заповедта, с която тя е утвърдена.
Работодателят е длъжен да осигури на работника или служителя нормални условия за изпълнение на работата по трудовото правоотношение, за която се е уговорил, като му осигури:
– длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор;
– указания за реда и начина на изпълнение на трудовите задължения и упражняване на трудовите права, включително запознаване с правилата за вътрешния трудов ред и с правилата за здравословни и безопасни условия на труд.
Това означава, че:
Първо – работодателят трябва да разработи и утвърди длъжностни характеристики за всички длъжности в предприятието в два еднообразни оригинални екземпляра;
Второ – при сключване на трудовия договор единият екземпляр от длъжностната характеристика се връчва на работника или служителя, а другият се прикрепва към трудовия договор и заедно с него се съхраняват в трудовото досие на лицето;
Трето – за да се удостовери, че длъжностната характеристика е връчена на лицето, с което е сключен трудовият договор, двата екземпляра трябва да се подпишат от работника или служителя и от служебното лице, което му е връчило длъжностната характеристика. Това може да стане, като в края на длъжностната характеристика се запише съответен текст и датата, на която работникът или служителят е запознат и му е връчен екземпляр от нея, под който да се положат двата подписа;
Четвърто – указанията за реда и начина на изпълнението на трудовите задължения се дават устно или писмено от работодателя (или от упълномощения пряк ръководител) при сключването на трудовия договор и/или в процеса на изпълнението на работата. Те не трябва да противоречат на записаното в длъжностната характеристика.
Длъжностната характеристика е трудов стандарт и официален документ на предприятието, който съдържа важна информация и има широко приложение в трудовата практика. По конкретно той служи при :
• организирането на трудовия процес и преди всичко при разделението на работата между отделните работни места и изпълнители и съчетаването на различните видове работи;
• привличането, подбора и назначаването на персонала в предприятието и при неговото освобождаване;
• оценяването на трудовото представяне на персонала;
• заплащането на труда и преди всичко при определяне на различията в трудовите възнаграждения и различните видове доплащания и компенсации;
• разрешаването на някои трудови спорове;
• отчитане и контролиране на изпълнението на трудовите задължения и други.
Професионалните длъжностни характеристики допринасят за намаляване на текучество и по-ефективното изпълнение на текущите задачи и задължение на служителя и персонала като цяло и за ефективното управление и организация на стопанската единица.
Мотивация
Мотивацията е процес на вземането на доброволно решение за определено действие или бездействие при наличието на определена ситуация. Характерните черти на мотивацията са:
– има субективен характер, протича в съзнанието на индивида;
– свежда се до личната преценка на всички въздействия върху индивида, на сигналите, които му отправя икономическата, организационната и социалната среда в стопанската единица.
Разбирана по този начин мотивацията предшества и предопределя:
– поведението на работниците и служителите в трудовия процес;
– активността и степента на работниците и служителите, в която те отдават своите интелектуални и физически способности. Всеки работодател иска персоналът в стопанската единица, която ръководи да има такова поведение в трудовия процес, което би довело до възможно най – високи финансови резултати. За да постигне това той трябва да подбере и да отправи такива сигнали към отделните работници и служители, които биха ги мотивирали за високо производителна работа.
Тази дейност на работодателя и неговата администрация характеризира процеса мотивиране, организационна и социална среда в стопанската единица, която да направи така, че работниците и служителите да изберат онова поведение в трудовия процес, което отговаря на разработената стратегия. Да мотивираш, означава да накараш хората да се движат в посока, която ти искаш, т.е. да накараш хората да работят за теб.
Мотивацията, като психически процес и мотивирането като дейност на работодателя и неговата администрация, свързана с постигането на точно определено поведение на персонала са непосредствено свързани с общата икономическа, социална и политическа среда в страната през дадения период.
В основата на мотивацията стоят човешките потребности и целите, намиращи се в околната среда, към които индивида се стреми. Те са:
1. критерият на всеки индивид при вземането на решение за определено действие или бездействие при конкретна ситуация;
2. дейността на работодателя и на неговата администрация за мотивиране на определено поведение.
В ежедневието мотивацията се използва в три различни смисъла:
– мотивация са целите и причините, поради които хората правят своя избор на поведение, определят действията си. Обикновено това, заради което хората правят нещо е задачата или пък желанието да постигнат нещо, да вземат социален статус, да постигнат власт, влияние, да имат приятелство и пари;
– мотивация е мисловният процес, на основата на който хората формират своето поведение да достигнат своите цели. Например хората изпитват желание да имат приятелство с някого, развиват своите очаквания, мечти и решават как да постъпят в определени ситуации. Те избират своя приятел например, като осмислят, преценяват личните си потребности, мотиви, интереси, емоции, ценности и вътрешни позиции.
– мотивация е социалният процес, посредством който някой променя поведението на друг, напр. приятелството може да бъде внушено от някой друг.
Мотивацията е вечен процес.
Мотивацията може да се прекъсне като процес и когато ръководителя не осъществява обратна връзка:
• не проверява как са постигнати целите;
• не контролира дейността;
• не комуникира с персонала;
• не организира дейностите в стопанската единица.
Мотивационният процес се разглежда като част от човешките взаимоотношения и част от програми, даващи възможност да се подобри работата.
Две са основните програми за мотивация:
1.Стандарт на живот на работното място:
Все по-голяма част от персонала в стопанската единица се чувства демотивиран и незадоволен от рутинната и монотонна работа и реагират негативно на отношението на крайния резултат в дейността си – влошено качество, отсъствие от работа, закъснение, и др.
При създаване на условия за индивидуално издигане на работното място, по-високи отговорности, повече възможности за личен напредък и зрялост. То намира материално изражение с условията на работа, но то е и състояние на духа на персонала. Стандарта на живот на работното място се свързва предимно с психологическото израстване и зрелост на работното място. Това се постига посредством увеличаване на обхвата и дълбочината на работата. Обхватът – това са броя дейности извършвани от един служител. Дълбочината е икономията и отговорността и дискретността на контракта.
Основните определения на една работа са:
ü променливост;
ü работна идентичност;
ü значимост;
ü самостоятелност;
ü обратна връзка:
ü работниците да получават информация доколко успешно или неуспешно са извършили работата;
ü създаване на информационен канал за мотивация;
ü наградите и поощренията да не са скрити;
ü обвързване на информацията за наградите с текущото състояние на фирмата.
2.Свързване на заплащането с изпълнението на работата:
Заплащането на служителя трябва да се схваща като изгодите, които работника получава. Парите са добър мотиватор, само ако служителите схващат, че доброто изпълнение на работата е средство за тяхното получаване. По-важното е, че парите, за да мотивират работниците:
-трябва да създават вярата, че по-доброто изпълнение води до по-добро заплащане;
-по-доброто заплащане създава по-добри отношения в колектива и намалява отрицателните последствия в различията на заплащането.
-парите трябва да създават условия, при които другите допълнителни награди се свързват с по-доброто изпълнение на работата.
Както по-горе разгледахме начините за мотивация в практиката се прилагат и съвременни мотивационни техники. Най-общо те се разделят в четири групи:
•поставяне на цели: мотивира хората за по-добро изпълнение. Тук ръководителя дава ресурсите, преодолява съпротивата, оказва помощ;
•дизайн на труда: подобряване на условията и обстановката на трудовият процес с помощи на съвременните техники за дизайн.
Прилагат се и социо-технически техники, които акцентират върху зависимостта на изпълнението на труда от психологическите особености на изпълнителя и от особеностите на задачите. Всяко обогатяване на труда, което се базира на възможностите на сътрудника да бъде по – самостоятелен, да има признание, биха го мотивирали за труд;
•възнаграждение: трябва да разкрият стойността на парите и непаричните награди, които хората в стопанската единица получават. Мотивиращата роля на възнаграждението е в това, че разкрива индивидуалния принос на всеки служител. По този начин се възнаграждават потребностите на хората, удовлетворяват се ценностите, чувството за справедливост и т.н.
• комуникации: трудно е да си представим мотивирането на хората, без създаването, предаването, приемането и използването на взаимноизгодна информация. Комуникацията е действие, което прави мотивацията възможна.
